Destaque Reuniões + Eficazes
Participar ou não de reuniões Por Sergio Canossa – sercan@sercan-consultoria.com.br
Reuniões não são realizadas para executar uma atividade. Reuniões são realizadas para tomar decisões. Os executivos, chefes, engenheiros, analistas participam de inúmeras reuniões diariamente para fazerem ou serem informados de temas que poderiam tratar em suas mesas de trabalho. As reuniões ocorrem e, os participantes saem com a sensação de tempo perdido, de resultado não alcançado. Aliás, porque fui mesmo convocado para esta reunião? Que conclusão deveríamos chegar ao final?
As normas de qualidade, por exemplo, difundem a cultura e o requisito de trabalho em equipe, equipes multidisciplinares para a condução de atividades como: melhoria contínua, ações corretivas, FMEA, APQP, projetos. Os gestores têm entendido que para evidenciar precisam registrar reuniões para tais atividades. Eles estão simplesmente errados. As normas não tratam sobre como evidenciar e, não explicitam que deva haver reuniões e sim participação, opinião sobre o tema, envolvendo diferentes pontos de vista. Portanto, é necessário avaliar se uma reunião é mesmo necessária ou, é melhor realizar uma consulta, ou, por exemplo, um fórum na Intranet da empresa ou via-e-mail.
O trabalho em equipe é a justificativa para as atividades requeridas pelas normas. É freqüente sinônimo de necessidade de reuniões. Uma equipe pode conduzir o tema reunindo-se poucas vezes durante o período de execução do trabalho. Reuniões para tomada de decisão e coordenação das atividades de cada membro. Portanto, a reunião é apenas um recurso do trabalho em equipe e, não o substitui.
Não participe e não convoque reuniões em que os participantes não têm como saber o que precisam decidir e, não têm subsídios para a tomada de decisão. Podem me perguntar: mas eu não tenho tempo nem para me preparar para a reunião, então o que devo fazer?
Se você está participando de reuniões por obrigação, o primeiro passo é ter certeza se deveria aceitar a reunião. Estranhando? É correto. O tempo é seu e, você é quem deve dispor dele da melhor maneira. Reflita: o quanto pode ser útil a sua presença? Consulte o solicitante sobre a necessidade de sua presença. Se não for importante comunique que não irá ou pergunte como poderá fornecer-lhe a informação necessária sem a obrigação de estar presente.
As pessoas têm dito que precisam estar presentes na reunião para manter-se informadas. Isto não é verdade, pois, a ata de reunião tem por objetivo mantê-lo informado. Ou será que você consegue lembrar-se de tudo o que foi discutido na reunião? Ou será que você consegue transmitir os acordos / responsabilidades da reunião à sua equipe? Você consegue cumprir os prazos e atividades combinadas na reunião? A resposta é não e nem sempre, porque você e sua equipe não têm tempo planejado para FAZER e, tudo passa a ser importante e urgente. Portanto, passa a ser feito (se isto realmente ocorre), apenas para cumprir uma responsabilidade indesejável. É feito para dizer que fez. Ou você pede mais um prazo e não consegue definir prioridades?
A primeira prioridade que deve ser definida é: o que realmente é importante? O que traz resultados para o negócio da empresa? O que atende às necessidades dos clientes? A segunda prioridade: o que devo fazer ou o que devo delegar para atingir os objetivos da primeira prioridade?
A prioridade zero, no entanto é: planeje-se e reserve tempo para executar - em seu local de trabalho, as atividades que levam aos resultados esperados para o negócio da empresa ser lucrativo. Não desvie sua atenção! Isto é um dos passos para ser eficaz. Faça reuniões, mas, saiba o que elas podem / devem proporcionar de resultados.
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